Depuis toujours j’ai ce besoin au fond de moi d’utiliser des outils qui me correspondent. Ils doivent me permettre de gagner du temps, pour cela ils doivent être simples d’utilisation et me demander le moins d’effort possible pour apprendre à les utiliser et les gérer. De plus, étant fan de nouvelles technologies, ces outils doivent s’y adapter : applications mobiles requises et interface utilisateur soignée.

J’ai essayé différentes méthodes et différents outils durant plusieurs mois pour finalement trouver ceux qui me correspondent. Je pense qu’il n’y a pas de méthode miracle ni d’outil miraculeux, il y a simplement en chacun de nous des priorités et des besoins différents qui doivent être comblés. Ainsi voici les méthodes et outils qui me correspondent à moi, et peut-être qu’ils vous inspireront ou vous corresponderont à vous aussi.

Gestion de projet en équipe

Pour le suivi des actions à travers des projets en équipe, j’ai choisi une méthode visuelle dite par « fiches » (Méthode Kanban). Comme outil j’utilise Trello, qui me permet d’avoir justement ce côté visuel à travers deux de mes projets :

  • Toutafaitmoi : permet aux célibataires de faire des rencontres amoureuses en live et en authenticité en assumant ses défauts ! Actuellement nous faisons des soirées rencontre, des objets fun, et du coaching.
  • L’Audacieux : média alternatif qui a le parti-pris du positif, actuellement c’est une newsletter avec trois actualités positives et une citation inspirantes tous les matins dans votre boite email.

Les colonnes

L’idée de cette méthode est d’avoir plusieurs colonnes dans lesquelles on y glisse des « cartes ».

  1. Une colonne « Idées » où l’on peut y loger toutes les idées qui nous passent par la tête, qu’il faut garder sous les yeux mais que l’on traitera plus tard quand l’occasion se présentera.
  2. Une colonne « À faire » où l’on met toutes les actions qu’il faut réaliser.
  3. Une colonne « En cours » où sont présentes les actions sur lesquelles nous sommes entrain de travailler.
  4. Une colonne « Fait » où on met tout ce qui est terminé.

Parfois je rajoute une colonne « Objectifs » dans laquelle je glisse les objectifs d’équipe en cours pour toujours les avoir sous les yeux.

Tableau Trello de l'Audacieux

Les notes, les intégrations et les membres

Quand on clic sur une carte, nous pouvons y associer des étiquettes comme vu plus haut et aussi d’autres éléments :

  • Les notes : une section texte est à votre disposition pour y insérer ce que vous voulez.
  • Les intégrations : vous pouvez ajouter des pièces jointes : images, liens, google docs, etc
  • Des membres : Trello se veut collaboratif c’est à dire que vous travaillez à plusieurs sur le même tableau et chaque carte est attribuée à une personne ou plus.
  • Une check-list.
  • Une date d’échéance.
Tableau Trello de l'Audacieux

Les étiquettes

Celle-ci sont colorées et peuvent correspondre à ce que vous voulez. Dans Toutàfaitmoi je suis le seul membre de l’équipe à utiliser ce système et je suis en charge du suivi des actions de chaque personne. Du coup comme ce tableau m’est exclusivement destiné, les étiquettes correspondent aux différents membres de l’équipe.

Tableau Trello de Toutàfaitmoi

Tout ce système me permet de suivre efficacement l’avancée des actions de mes deux équipes : Toutafaitmoi et l’Audacieux. C’est une utilité possible de Trello mais vous pouvez en trouver plein d’autres sur leur site. De plus trello est un des outils pour utiliser la méthode Kanban mais vous pouvez en trouver plein d’autres !

Gestion de mes actions individuelles

Pour la gestion de mes actions individuelles j’utilise la méthode GTD (Getting Things Done, livre de David Allen) avec comme outil Omnifocusmais il y en a d’autres.

Mon besoin principal est de retrouver dans une même interface les actions que je dois réaliser vis-à-vis de mes différents projets ainsi que mes actions personnelles. Pour cela la méthode GTD me correspond. Elle se construit autour de différents points :

Premier temps : l’inbox (boite de réception)

Dans un premier temps, le principe est de tout mettre dans cette boite de réception. Dès que vous avez une action ou une tâche à noter il faut l’inscrire dans cette liste. Vous trierez tout plus tard. Cela permet de gagner du temps et d’éviter de réfléchir sur le moment.

Boite de réception

Second temps : classer

Dans un second temps, quand vous aurez l’occasion de vous poser quelques minutes (cela peut-être le soir à la fin de la journée et/ou le matin avant de commencer), vous aller trier, classer et rajouter des informations à toutes les actions notées afin qu’elles ne soient plus dans cette boite de réception.

  • Échéance : vous pouvez ajouter une date limite à l’éxécution de vos tâches et ainsi les classer par date d’échéance.
  • Projets : vous pouvez classer vos tâches dans différents projets.
  • Contextes : vous pouvez aussi classer vos tâches en fonction de contextes. Par exemple : tâches à réaliser avec un téléphone, actions à faire quand je serai à la maison, tâches à réaliser au bureau avec un ordinateur etc.

Ces différents modes de classement vous permettent d’avoir différentes vues sur chaque action. Ainsi quand vous travaillez sur un projet vous avez la liste de toutes les actions à réaliser et quand vous arrivez au bureau, vous cliquez sur le contexte “bureau” et vous avez toutes les actions à réaliser au bureau, qu’importe le projet.

Vue par projets

Cette méthode, alliée à Omnifocus, me fait réellement gagner du temps. Tous les matins je prends ma boite de réception et je classe toutes les actions : projets, contextes et échéances. Durant la journée dès que j’ai une tâche à noter, elle est directement mise dans ma boite de réception et je m’en occuperai plus tard. Pendant mes périodes de travail, je n’ai qu’à sélectionner un projet, un contexte ou les échéances quotidiennes et j’ai ma liste de choses à faire pour aujourd’hui.

Conclusion

J’ai mis plusieurs mois à expérimenter plusieurs méthodes. Ce qui est interessant avec les deux choisies ici sont leur capacité à fonctionner avec un nombre importante d’actions à faire. Je n’oublie rien, je suis toujours dans les temps et j’ai toujours une vue sur ce qui me reste à faire. J’espère que mes méthodes vous permettront de trouver les votres afin que vous puissez gérer vos tâches avec des méthodes et outils qui sont en accord avec vos besoins.